Conditions générales de prestation

1. Définitions

• « Archivora », « nous », « notre » : désigne la raison individuelle Archivora, Avenue Léopold-Robert 76, 2300 La Chaux-de-Fonds.
• « Client », « vous » : toute personne physique ou morale ayant conclu un accord de prestation avec Archivora.
• « Prestation » : l'un des volumes de service décrits dans l'énoncé de périmètre signé.
• « Énoncé de périmètre » : document signé avant chaque intervention, précisant la prestation convenue, sa durée et son prix.
• « Accord » : les présentes conditions générales, l'énoncé de périmètre et tout avenant signé.

2. Acceptation des conditions

La signature de l'énoncé de périmètre vaut acceptation sans réserve des présentes conditions générales. En l'absence de signature, le début de l'intervention vaut acceptation.

Les prestations d'Archivora s'adressent à des personnes majeures (18 ans et plus) ayant la capacité juridique de conclure un contrat selon le droit suisse.

3. Description des prestations

Archivora propose trois volumes de prestation en matière d'organisation documentaire successorale :

• Volume I — Inventaire (CHF 135) : inventaire des papiers d'un foyer en une visite de deux heures.
• Volume II — Archivage et index (CHF 530) : numérisation, indexation et conservation en chemises sans acide sur six semaines.
• Volume III — Dossier complet (CHF 960) : programme complet sur quatorze semaines incluant manuel et appels de suivi.

Les prestations sont fournies en Suisse, principalement dans les cantons de Neuchâtel, du Jura et de Berne. Toute extension géographique fait l'objet d'un accord préalable.

Important : Archivora fournit exclusivement des prestations organisationnelles. Aucune prestation ne comprend de conseil juridique, fiscal, notarial ou financier. Toute question de cet ordre est transmise à des professionnels qualifiés via le calendrier d'orientation.

4. Responsabilités du client

Le client s'engage à :

• Rendre accessible les documents visés par la prestation lors des visites convenues.
• Désigner un interlocuteur disponible pour répondre aux questions d'organisation pendant les visites.
• Informer Archivora de toute contrainte particulière (accès à l'adresse, délais imposés par des tiers) avant la signature de l'énoncé de périmètre.
• Ne pas demander à Archivora de formuler des avis sur le contenu des documents traités.

5. Propriété intellectuelle

Les méthodes, conventions de nommage, modèles d'inventaire et outils de travail utilisés par Archivora sont la propriété d'Archivora. Leur reproduction ou commercialisation sans autorisation écrite est interdite.

Les documents remis au client à l'issue de la prestation (inventaire, index, manuel) sont mis à disposition du client pour son usage propre, dans le cadre de la succession concernée.

6. Conditions de paiement

• Tarifs en francs suisses (CHF), TVA incluse, selon les volumes définis à l'article 3.
• Paiement par virement bancaire ou par autre moyen convenu par écrit.
• Volume I : paiement à la remise de l'inventaire en fin de séance.
• Volumes II et III : acompte de 30 % à la signature de l'énoncé de périmètre, solde à la remise du dossier final.
• Si le client passe d'un volume inférieur à un volume supérieur, le montant du volume inférieur déjà réglé est déduit du nouveau tarif.

6.1 Politique d'annulation

• Annulation plus de sept jours avant la première visite : remboursement intégral de l'acompte.
• Annulation entre deux et sept jours avant la première visite : retenue de 50 % de l'acompte.
• Annulation moins de quarante-huit heures avant la première visite : retenue de l'intégralité de l'acompte.
• Les visites déjà réalisées sont facturées au prorata du volume convenu.

7. Exécution de la prestation

• Toute intervention est réalisée à l'adresse du client. Les documents originaux ne quittent pas le domicile.
• Les délais indiqués dans l'énoncé de périmètre sont indicatifs. Tout retard prévisible est signalé au client dès que possible.
• Les appels de suivi inclus dans le Volume III sont planifiés d'un commun accord dans les douze mois suivant la remise du dossier.
• Archivora se réserve le droit de sous-traiter certaines tâches techniques (numérisation de grand format, par exemple) à des prestataires tenus par un accord de confidentialité.

8. Confidentialité

Archivora et ses collaborateurs s'engagent à ne divulguer aucune information relative aux documents ou à la situation du client à des tiers non autorisés. Cet engagement de confidentialité est signé par chaque intervenant avant sa première mission.

Archivora ne conserve aucune copie de l'archive numérique remise au client après la clôture du dossier.

9. Exclusions et limites de responsabilité

Les prestations d'Archivora sont de nature organisationnelle. Archivora décline expressément toute responsabilité pour :

• Les conséquences juridiques, fiscales ou notariales découlant du contenu des documents traités.
• Les documents manquants que le client n'a pas pu mettre à disposition lors de la visite.
• Les pièces scellées dont le contenu n'a pas été inventorié.
• Les dommages indirects, pertes de revenus ou préjudices immatériels.

La responsabilité d'Archivora est limitée au montant de la prestation payée par le client pour l'intervention concernée.

9.1 Force majeure

Archivora ne peut être tenu responsable d'un retard ou d'une inexécution causée par un événement de force majeure (catastrophe naturelle, épidémie, réquisition administrative, etc.). Les délais sont suspendus pendant la durée de l'événement.

10. Indemnisation

Le client s'engage à indemniser Archivora contre toute réclamation de tiers découlant d'une utilisation abusive des documents ou des livrables remis dans le cadre de la prestation, ou d'une fausse déclaration faite lors de la commande.

11. Résiliation

Chacune des parties peut résilier l'accord par écrit. Les conditions d'annulation de l'article 6.1 s'appliquent. En cas de résiliation par Archivora pour motif légitime (impossibilité d'accès au domicile répétée, comportement inapproprié), les visites déjà réalisées sont facturées au prorata et l'acompte non utilisé est remboursé.

Les clauses relatives à la confidentialité (art. 8) et à la limitation de responsabilité (art. 9) survivent à la résiliation.

12. Droit applicable et règlement des litiges

Les présentes conditions générales sont régies par le droit suisse, en particulier par le Code des obligations (CO). En cas de litige, les parties s'engagent à rechercher d'abord une solution amiable par écrit dans un délai de trente jours.

À défaut d'accord amiable, le litige est soumis à la compétence exclusive des tribunaux du canton de Neuchâtel, avec for à La Chaux-de-Fonds.

En matière de consommation, les clients peuvent également saisir la plateforme de conciliation compétente selon la loi fédérale sur la protection des consommateurs.

13. Dispositions générales

• Intégralité de l'accord : Les présentes conditions et l'énoncé de périmètre constituent l'intégralité de l'accord entre les parties pour la prestation concernée.
• Divisibilité : Si une clause est déclarée nulle, les autres clauses restent en vigueur.
• Renonciation : Le fait de ne pas faire valoir un droit ne constitue pas une renonciation à ce droit.
• Cession : Le client ne peut céder ses droits ou obligations sans l'accord écrit d'Archivora.
• Notifications : Toute notification doit être adressée par courrier électronique à l'adresse indiquée lors de la commande.

14. Modifications des présentes conditions

Archivora se réserve le droit de modifier les présentes conditions. Les modifications sont publiées sur le site avec une date de mise à jour. Elles ne s'appliquent pas aux énoncés de périmètre déjà signés avant la date de modification.